IT controlling is een specialistisch gebied van controlling en houdt zich bezig met de planning, besturing en targeting van IT- organisaties in bedrijven. Vaak wordt in dezelfde context van IV-Controlling (informatieverwerking) of IS-Controlling (informatiesystemen) gesproken. De implementatie van een speciale IT-georiënteerde controlefunctie houdt rekening met het toenemende belang van IT voor het behalen van concurrentievoordelen.
De aanpassing van bedrijfsprocessen aan marktvereisten en de ontwikkeling van nieuwe bedrijfsvelden leiden tot steeds hogere eisen aan IT. Deze eisen worden gecompenseerd door een toenemende rechtvaardiging en kostendruk. IT kan alleen aan deze uitdagingen voldoen als het aantoonbaar bijdraagt aan het bereiken van strategische bedrijfsdoelstellingen door middel van op behoeften gebaseerde procesondersteuning en modern informatiebeheer. Een coëxistentie van IT- en procesmanagers in de afdelingen moet een partnerschap zijn om de meest effectieve toewijzing van IT-middelen te waarborgen. IT controlling biedt het bedrijfsconcept en de tools die nodig zijn voor het beheer van een professionele IT-organisatie.
Reikwijdte van IT-controlling
Uitgebreide IT-controlling bestrijkt de gebieden
- portfolio management
- Project controlling ook
- Controle van product en infrastructuur
uit. Tegelijkertijd neemt portfoliobeheer de taak over van het continue strategische coördinatieproces, dat ervoor zorgt dat er wordt geïnvesteerd in de juiste IT-projecten. Verder moet een overeenkomstige projectbeheersing of multi-project controlling worden geïnitieerd om de talrijke projecten die zich voordoen in een professionele IT-organisatie met succes te kunnen implementeren en controleren. De klassieke methoden voor investering en projectbeheer bieden waardevolle ondersteuning. De producten en diensten die door IT worden aangeboden, moeten immers correct worden berekend en aan de “klanten” in rekening worden gebracht op basis van hun oorzaak. Deze taak wordt uitgevoerd door het product en de infrastructuur die onder meer controle hebben door de IT-specifieke analyse van kosten en winstgevendheid.
Introductie
Om IT te beschouwen als een ‘bedrijf in de onderneming’ en het te sturen door middel van passende doelen en de afstemming op de bedrijfsstrategie is de basis van IT-controlling. De IT wordt vergeleken met een traditioneel producerende industriële onderneming, met de daaruit voortvloeiende eisen van een klant- en servicegeoriënteerde IT-organisatie, evenals marktgestuurde IT-producten en prijzen.
Om aan deze vereisten te voldoen, moet IT traditionele beheertaken uitvoeren, zoals het definiëren van een productcatalogus, het berekenen van productprijzen op basis van gedetailleerde informatie over productieprocessen en bijbehorende productiekosten, vraaggestuurde budgettering, klantbeheer, kwaliteitsbeheer en meer. er hoeft minder technologiegedreven te zijn dan bedrijfsgestuurd, wat meer coördinatie tussen IT en de afzonderlijke business units vereist.
Over het algemeen zijn de volgende stappen nodig om IT-controlling te introduceren:
- Opname van IT in het strategische ontwikkelings- en planningsproces
- Klantgerichte afstemming van IT-processen
- Definitie van een op behoeften gebaseerde, gestandaardiseerde IT-productportfolio
- Creëren van controlerende instrumenten voor het plannen, meten en besturen van IT
Taken en functies
In veel bedrijven zijn IT-kosten ondoorzichtig en wordt de verdeling van dit overheadblok naar de uitkeringsgerechtigden bereikt door toewijzingen, vaak met grove sleutels. Deze situatie is onbevredigend voor zowel IT als een serviceaanbieder als voor de business units als IT-klanten, aangezien noch de IT-kostenbeheersers aan de zakelijke kant kunnen worden onthuld, noch de voordelen van de IT-services voor de klanten duidelijk worden.
De remedie hier is IT controlling als onderdeel van corporate controlling, dat de kosten op een operationeel niveau bewaakt en de strategische oriëntatie van IT aanstuurt volgens de bedrijfsdoelstellingen.
In veel grote bedrijven is het belang van zogeheten IT-kostenbeheertools toegenomen om de IT-kosten te compenseren op basis van hun bron en zo te zorgen voor transparantie over IT-kosten.
Goedkeuren van de juiste IT-projecten: net als in alle zakelijke gebieden heeft IT ook beperkte middelen om mensen en budget toe te wijzen aan de belangrijkste projecten voor het succes van het bedrijf. Het gaat niet alleen om pure IT-projecten, maar ook om projecten van de afdelingen die een overeenkomstige impact hebben op IT. Het prioriteren van die projecten die in de planperiode moeten worden overwogen , moet daarom in nauwe samenwerking met de afdelingshoofden worden gedaan.
IT-projecten naar succes beheersen : elk project wordt constant gemonitord in Project Controlling. Daardoor kunnen waarschuwingssignalen tijdig worden waargenomen en kunnen de kansen op een voltooiing op tijd en binnen het budget worden veiliggesteld – wat uiteindelijk het succes van de investering bepaalt. De berekening van het economisch voordeel van een IT-investering gebeurt meestal met behulp van de NPV-methode, Als er vertragingen optreden tijdens het project, kunnen de opbrengsten uit contanten van de projecten later worden gerealiseerd. Deze tijdsverschuiving leidt tot een grotere verdiscontering van de verwachte positieve monetaire effecten of tot een verlaging van de contante waarde in de relevante waarnemingsperiode uit de beleggingsberekening. Het voordeel van een investering onder kosten-batenaspecten kan dus kleiner worden, zodat een belangrijke herbeoordeling in geval van een grote verandering in het projectproces passend kan zijn, wat mogelijk kan leiden tot een lagere waarde van het project.
IT-producten correct definiëren en berekenen: het gaat om het reproduceren van het fabricageproces van IT-producten, dat meestal is georganiseerd volgens een IT-referentiemodel (bijv. ITIL, COBIT), vanuit een zakelijk oogpunt om te komen tot een commerciële productcalculatie. Desgewenst kan dit worden aangevuld met een verkoopprijsberekening, berekening van de marge op basis van een aantal niveaus en analyse van de winstgevendheid. Dit laatste kan ook op multidimensionale wijze worden geïmplementeerd om het management van de IT-organisatie alle aspecten van zijn productportfolio te laten zien, bijvoorbeeld de mening van klantgroepen of technologieën. Dit is vooral belangrijk voor een stand-alone IT-serviceprovider die actief is op de open markt.
Allereerst moeten verkoopbare producten met concrete voordelen voor de afdelingen, met inbegrip van kwaliteitskenmerken (serviceniveaus) worden gedefinieerd. De vraagplanning van de afdelingen schat de behoefte aan IT-middelen voor de productie. Uiteindelijk worden de prijzen voor de IT-producten gecreëerd door een commerciële productcalculatie, indien nodig in een iteratief proces.
De transparante prijzen van de IT-producten en de brongerelateerde facturering resulteren in een grotere kostenbewustheid bij de afdelingen. Tegelijkertijd kunnen bedrijven hun IT-capaciteiten aanpassen aan de interne toewijzing van IT-activiteiten en het op vereisten gebaseerde planningsproces, waardoor de kosten op de lange termijn worden verlaagd.
Bovendien biedt de interne IT-activiteitstoewijzing exacte besturingsinformatie over de marktprestaties van het bedrijf, omdat de IT-kosten rechtstreeks aan de verschillende producten kunnen worden toegewezen. Op deze manier kunnen de contributiemarges nauwkeuriger worden bepaald, bijvoorbeeld om weloverwogen beslissingen over het assortiment te nemen. Dit is een aanzienlijk voordeel ten opzichte van ongedifferentieerde en vaak oneerlijke overheadkosten.
Doelen en voordelen
Het bedrijf ontvangt hulpmiddelen voor planning, waardering en beheer voor
- Coördinatie van IT-services met de gebruikers
- Verbetering van de concurrentiekracht van het IT-dienstenaanbod op het gebied van kosteneffectiviteit, efficiëntie, kwaliteit en betrouwbaarheid
- Controle van IT-prestatieprocessen
- Het IT-dienstenaanbod aanpassen aan de dynamiek van bedrijfsprocessen door technische en organisatorische innovaties.
Literatuur
essays
- Brun R., Hasse A., Kunze C.: Berekening en activiteitenallocatie in IT, in: Praktisch IT-management, Uitgever: Blömer, Mann, Bernhard, Symposion Verlag, 2006
- Jaeger F.: Procesgeoriënteerde controle van informatieverwerking, kostenberekeningspraktijk 9/1999
Monografieën
- Gadatsch, Andreas / Mayer, Elmar: Master Course IT-Controlling; 5e, werkwoord. u. Erw., Wiesbaden: Vieweg, 2013
- Kargl, Herbert / Kütz, Martin: IV-Controlling; 5e, volledig herzien. u. erw., München, Wenen: Oldenbourg, 2007
- Kesten, Ralf / Müller, Arno / Schröder, Hinrich: IT-controlling; München: Vahlen, 2007
- Kütz, Martin: IT-controlling voor de praktijk; Heidelberg: dpunkt.verlag, 2005
- Marx Gómez, Jorge / Junker, Horst / Odebrecht, Stefan: IT Controlling; Berlijn: Erich Schmidt, 2009
- Tiemeyer, Ernst: IT-controlling compact; München: Elsevier, 2005
Webkoppelingen
- Robert Brun: Planning-Measuring-Taxes: de kernprocessen van IT-governance en IT-controlling (PDF-bestand, 1.04 MB)
- Artikel IT-controlling in de Encyclopaedia of Business Information Systems
- Sectie IT-controlling van de afdeling bedrijfsinformatica van de Gesellschaft für Informatik eV